Interne Revision – souverän, kollegial und wirksam

(17:20 Min.) Dank der Presse, die über den Wirecard Prozess berichtet, haben wir Einblick in ein Muster der Einflussnahme auf Prüfungen bei Wirecard erhalten. Im Podcast erfahren Sie, ob und wann Sie als Interne Revision etwas tun können, wenn derart auch auf Ihre Prüfung Einfluss genommen wird. Für die Fälle, bei denen Sie sich gegen eine Einflussnahme wehren können, erfahren Sie zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Wenn Sie an weiteren Möglichkeiten interessiert sind, dann hören Sie auch die Folgen #048: „Wie Sie souverän auf Beschwerden reagieren“ #155: Wenn Ihr Revisionspartner mit einer Stellungnahme droht Wenn Sie nachlesen wollen wie Sie auf subtile Andeutungen Ihres Revisionspartners zu nicht näher spezifizierten negativen Konsequenzen reagieren sollen, dann finden Sie dies auf Seite 230 der zweiten Auflage meines Buches „Erfolgreiche Prüfungsprozesse in der Internen Revision“ (Erich-Schmidt-Verlag). Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

(17:33 Min.) In der Prüfung der Internen Revision hätte der externe Prüfer gerne gehabt, dass die Schwere einer Feststellung über einen Automatismus mit der zu gewährenden Erledigungsfrist für Maßnahmen zusammenhängen müsse. Wertschätzend formuliert, halte ich hiervon gar nichts. In diesem Podcast habe ich Argumente gegen diese sinnlose Forderung gesammelt und ausgeführt. Hier schon mal die Kurzform: Eine Feststellung kann mehrere Maßnahmen bedingen. Gewichtet bzw. klassifiziert wird immer die Schwere der Feststellung. Die einzelnen Maßnahmen werden nicht klassifiziert. Erst wenn alle Maßnahmen erledigt sind, kann eine zugehörige Feststellung geschlossen werden. Bei zeitlich gestaffelten Maßnahmen, macht ein Automatismus keinen Sinn. Würden wir die Maßnahme nur auf die Ad-hoc-Aktivitäten ausrichten, würden wir die nachhaltige Behebung von Feststellungen aus den Augen verlieren. Wir wollen unsere Unternehmen nicht auf pflastermäßige „Quick-Wins“ konditionieren. Uns geht es um die nachhaltige Behebung von Feststellungen. Bei sehr gravierenden Feststellungen macht eine zu kurze Frist keinen Sinn, da eine kurzfristige Erledigung schlicht und einfach nicht möglich ist. Bei weniger gravierenden Feststellungen, die jährliche Aktivitäten betreffen, macht ein Automatismus ebenfalls keinen Sinn. Um das Standing der Internen Revision zu erhalten, muss der Fachbereich von der Internen Revision bei der Fristvereinbarung gehört werden. Unrealistisch kurze Fristen führen fast automatisch zu Fristverlängerungen. Diese führen zu einer unnötigen Arbeitslast für die Interne Revision und den Revisionspartner. Wir wollen einen funktionierenden Follow-up Prozess und keine fixen Fristsetzungen die nur zu einem künstlichen Automatismus für Fristverlängerungen führen würden. Schlimmstenfalls würde das die Funktionsfähigkeit des Follow-up Prozesses und damit auch die Funktionsfähigkeit der Internen Revision einschränken. Fallen Ihnen weitere Argumente ein? Dann unterstützen Sie mich und uns alle, bitte! Ergänzen Sie Ihre Argumente bitte in Form eines Kommentars unter diesem Podcast! Gemeinsam können wir dieser Unsitte ein Ende bereiten. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

(18:35 Min.) Wenn meine Interne Revision von einem Externen geprüft wird, dann mutiere ich möglicherweise zur Worst-Case-Revisionspartnerin. Aber nur, wenn unsauber geprüft wird die Sachverhalte nicht abgestimmt werden Unterstellungen passieren Berichtspassagen vom Himmel fallen die Feststellungen keinen Sinn machen oder aus meiner Sicht sinnlose Maßnahmen von mir gefordert werden. Also – schlimmer geht ja immer… Immerhin werde ich nicht untergriffig, schreie nicht herum und werde nicht persönlich. Dennoch akzeptiere ich keine handwerklich unsaubere Revisionsarbeit. Im Podcast erfahren Sie, worum es konkret ging, und worauf Sie achten sollten. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Ein Interview mit Fritz B. Simon (55:34 Min.) In seinem Buch "Die kommenden Diktaturen – Ein Worst-Case-Szenario" befasst sich Fritz B. Simon mit der Klimakrise. Er wirft einen mehr als skeptischen Blick auf die politischen Entwicklungen im Kontext der unübersehbaren internationalen Probleme. Wir unterhalten uns u.a. über folgende Dinge: Was passiert, wenn nichts passiert Die politische Folgen Rationalitäten unternehmerischen Handelns Regulatorik Lobbyismus Soziale Medien Transparenz Woraus junge Menschen Mut schöpfen können Unsere Möglichkeiten, als Interne Revisorinnen und Interne Revisoren das dargestellte Worst-Case-Szenario noch abzuwenden Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

(9:36 Min.) Es ist wichtig, dass wir uns in den Gesprächen mit unserem Revisionspartner selber wohlfühlen. Gleichzeitig werden die Gespräche besser laufen, wenn sich der Revisionspartner ebenfalls wohlfühlt. Daher sollten wir in allen Gesprächen immer den Status unseres Gesprächspartners würdigen. Unter Status kann viel verstanden werden: Die Rolle Die Position Der Titel Die Funktion Die langjährige Erfahrung Die Wichtigkeit der Aufgabe Das spezifische Fachwissen der Person Usw. Diese Würdigung des Status muss nun nicht total überdreht rüberkommen. Das können Sie auch völlig normal in ein Gespräch einfließen lassen. Z.B. mit Hilfe von positiven Unterstellungen vor einer Frage: "Sie mit Ihrer langjährigen Erfahrung können mir doch sicherlich sagen, worauf es bei diesem Thema besonders ankommt." "Sie haben in Ihrem Berufsleben doch schon alles gesehen. An was erinnert Sie die aktuelle Situation?" "Als Bereichsleiter haben Sie bestimmt einen guten Überblick. Bitte beschreiben Sie mir den Prozess aus Ihrer Perspektive." "Sie als Fachspezialist wissen bestimmt …" "Mehrere Ihrer Kollegen haben mich an Sie verwiesen. Sie scheinen sich diesbezüglich ja am besten auszukennen. Bitte erklären Sie mir folgendes …." Das sind Formulierungen, die Ihnen als Revisor oder Revisorin nicht weh tun und keine allzu große Schleimspur hinterlassen. Viel Spaß beim Ausprobieren! Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

(8:39 Min.) Als Machtkleber bezeichne ich Personen, die an Ihrer Macht kleben und sich davon nicht trennen können oder wollen. Haben Sie das Thema „Nachfolgemanagement“ als Interne Revision auf dem Schirm? Hat Ihr Personalbereich das Thema auf dem Schirm? Hier mögliche Fragen für Ihre Prüfung: Liegen Datenauswertungen vor? Wieviel Prozent der Belegschaft werden wegfallen? Wie sind die zukünftigen Rentner auf die Bereiche, Abteilungen und Organisationseinheiten verteilt? Gibt es Organisationseinheiten, die quasi alle geschlossen innerhalb einer kurzen Zeitspanne in Rente gehen? In welchem Ausmaß sind Schlüsselpositionen oder Kopfmonopole betroffen? Gibt es hierzu eine Heat Map? Und jetzt kommt, glaube ich, ein entscheidender Faktor ins Spiel: Weiß der Personalbereich eigentlich um die Anforderungen und Tätigkeiten der einzelnen Personen? Hier hat die Interne Revision über ihre Prüfungen höchst wahrscheinlich einen besseren Einblick und kann die Daten leichter interpretieren. Sind die Analysen des Personalbereichs angemessen? Welche Konzepte werden angewandt, z.B. um ältere Kollegen zu halten und/oder Jüngere zu gewinnen? Machen diese Konzepte Sinn? Funktionieren diese Konzepte oder sind sie eher Kopfgeburten? Für welche Positionen sind welche Nachfolgeregelungen im Einsatz? Für wie lange läuft die Parallelphase? Was lässt sich das Unternehmen diese Einarbeitungszeit kosten? Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

(13:52 Min.) Wenn wir aus Fehlern anderer lernen wollen, dann bietet uns Wirecard wieder einmal eine gute Gelegenheit. Die in diesem Podcast dargestellten Fakten stammen aus dem Artikel "Und noch ein Jan-Marsalek-Projekt“ von Stephan Radomsky aus der SZ vom 08.11.2024. Der Artikel befasst sich mit den Aussagen eines Controllers, der seit Herbst 2017 bei Wirecard bis kurz nach dessen Untergang tätig war. Er schildert Auffälligkeiten, scheinbare glückliche Zufälle und schleichende Entwicklungen. Es ist nicht leicht, sich über Jahre entwickelnde Auffälligkeiten während dieser Phase auch wirklich als Auffälligkeiten zu identifizieren. Woran soll ein Frosch, der im kalten Wasser sitzt, erkennen, dass er in einem Kochtopf ist, der auf einem Herd steht, dessen Platte angeschaltet wurde? In diesem Podcast gehe ich darauf ein, worauf es ankommt, um solche Auffälligkeiten, scheinbare Zufälle und schleichende Entwicklungen als relevant erkennen zu können. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Agiert die EU-Kommission konform zu den GIAS? (28:58 Min.) Wie wichtig ein einheitliches Follow-up ist, wird einem immer dann klar, wenn man die Auswirkungen eines Follow-up-Prozesses mit fast uneingeschränkten Ermessensspielräumen für die Bearbeitenden betrachtet. Als anschauliches Beispiel dient der Artikel "Umwelt? Nicht so wichtig" aus der SZ vom 27.9.2024. Im Untertitel formulieren die beiden Autoren Pascal Hansens und Harald Schumann: "In Dutzenden Verfahren wurden EU-Staaten wegen Verstößen gegen das Umweltrecht verurteilt – ohne ernsthafte Konsequenzen" Diesen Fall habe ich auf die Interne Revision übertragen. Ich habe unterstellt, die EU Kommission müsse sich den Global Internal Audit Standards (GIAS) unterwerfen und habe ChatGPT gefragt, gegen welche der Prinzipien und Standards die EU Kommission mit den in dem Artikel beschriebenen Handlungen verstoßen würde. Nach anfänglichen Hürden (man muss mit ChatGPT wirklich chatten), kam ein erstaunliches Ergebnis zu Tage: Hier die Zusammenfassung der gesamten Analyse Prinzip 1: Demonstrate Integrity: Die EU-Kommission zeigt mehrere Abweichungen in Bezug auf Ehrlichkeit und ethisches Verhalten, insbesondere durch mangelnde Transparenz und politisch motivierte Entscheidungen. Prinzip 2: Maintain Objectivity: Es gibt Abweichungen aufgrund politischer Einflussnahme, die die Objektivität der Kommission beeinträchtigen. Prinzip 3: Demonstrate Competency: Die Kommission scheint ihre Kompetenzen zur Rechtsdurchsetzung nicht in vollem Umfang zu nutzen und hat bei der kontinuierlichen Entwicklung der notwendigen Fähigkeiten versagt. Prinzip 4: Exercise Due Professional Care: Es gibt Abweichungen in Bezug auf die Sorgfalt und das kritische Urteilsvermögen der Kommission bei der Durchsetzung von Umweltgesetzen. Wenn die EU-Kommission also so wie eine Interne Revision den GIAS unterliegen würde, bzw. verpflichtet wäre, diese einzuhalten, dann würde man ihr wahrscheinlich die Funktionsfähigkeit absprechen. Aus diesem Grund sollten für die Revisorinnen und Revisoren die Ermessensspielräume im Follow-up Prozess nicht zu groß sein. Machen Sie es besser als die EU-Kommission und sorgen Sie für ein konsequentes Follow-up! Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse! PS: Was hat ChatGPT falsch gemacht?

(17:24 Min.) Selbstverständlich sollte eine Interne Revision sich nicht nur primär darum kümmern, dass Fehler oder Probleme behoben werden. Hand in Hand dazu sollten immer auch die zugrundeliegenden Annahmen, Werte oder Ziele zu hinterfragt werden. Ein konkretes Beispiel hierfür, d.h. für Double-Loop-Learning, zu finden, ohne unsere Verschwiegenheitspflicht zu verletzen, ist herausfordernd. Denn oft geht es dabei um tiefgreifende, ggf. sogar strategische Veränderungen. Wolfgang Janisch hat mir mit seinem Artikel aus der SZ vom 15.11.2024 aus diesem Dilemma geholfen. Der Artikel behandelt die Resilienz des Bundesverfassungsgerichts und insbesondere die Bedeutung der Regeln zu dessen Richterwahl. Setzt man das Double-Loop-Learning ein, kann man als Interne Revision auf vorausschauende Regelungen hinwirken: Stellen Sie Ihrem Revisionspartner hypothetische Fragen („Was wäre, wenn …"). Deklinieren Sie hierbei jeweils jeden Parameter, jede Annahme und jeden Inputfaktor durch. Z.B.: Was wäre wenn … … die Datenzulieferung nicht funktioniert? … die Daten teilweise nicht rechtzeitig aktualisiert werden? … jeweils andere Inputfaktoren ausfallen, unvollständig sind oder verspätet kommen? … die Weiterverarbeitung stockt … eine Person krank und die Vertretung im Urlaub ist? … Fachkräfte fehlen? … Wichtig ist, dass Sie nicht bereits die perfekte Regelung im Kopf haben und versuchen, diese Ihrem Revisionspartner aufzuoktroyieren. Entwickeln Sie stattdessen die Regelungen gemeinsam im Dialog. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Ein Interview mit Dr. Till Neunhöffer (78:42 Min.) Als ich den Flyer von Dr. Till Neunhöffer sah, wusste ich sofort: Wow - den will ich in meinem Podcast haben. Gesagt, getan. Hier ein wunderbares Interview über Konfliktlösung als Weg zur Harmonie mit Konzepten aus dem Aikido, der Mediation und dem hypnosystemischen Coaching. Im Aikido gilt eine Situation dann als besonders erfolgreich gelöst, wenn alle Beteiligten unverletzt aus der Begegnung hervorgehen. Diesen Anspruch sollten wir auch in der Internen Revision haben. Denn unsere Prüfungen erfordern Kooperationsbereitschaft von unseren Revisionspartnern. Und Kooperationsbereitschaft erhält man nicht, wenn man den Anderen über den Tisch zieht. Natürlich kann es auch in der Internen Revision passieren, dass man angegriffen wird. Wie wäre es, die Angriffsenergie umzuleiten und zur Deeskalation der Sachlage zu nutzen? Das geht allerdings nur, wenn man sich von so einem Angriff selbst nicht aus der Ruhe bringen lässt. Wie das funktionieren könnte, erläutert Dr. Till Neunhöffer in diesem spannenden Interview. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!