Oggi inizio una serie (spero) di approfondimenti sul metodo lean o snello e come sia possibile applicarlo ad uno studio legale. Approfondirò in questa puntata come sono arrivato a conoscere il metodo e cos’è la teoria dei vincoli e come si può applicare allo studio legale.

Note dell'episodio

Compendium – lo studio legale snello (lean) – introduzione

Premessa

Per chi ha un martello tutto sembra un chiodo

Non farsi guidare dallo strumento o metodo

• MA
  • Ragionare se lo strumento o il metodo è quello appropriato alla situazione che dovete affrontare

Come ci sono arrivato

3 estati fa, mi sono messo ad approfondire le teorie dei processi

• Ne ho parlato nelle precedenti puntate
• L’idea era di ottimizzare il mio studio legale e lavorare in modo più programmatico
• Nel 2014 mi ero accorto di prima mano di come il mio concetto di digitalizzazione fosse a dir poco limitato
  • E se ci fosse stato un modo migliore di svolgere la professione legale
  • Così come avevo trovato un modo migliore di gestire la digitalizzazione dell’ufficio? Ovviamente mi sono rivolto al mondo anglosassone posto che da noi le novità e modi di lavorare differenti sono
• Difficili da reperire

Nelle mie peregrinazioni su internet ho trovato •

Lean Law Farm

• Questo autore
• che mi ha condotto a questo libro
  • Pubblicato dalla ABA l’organizzazione forense americana
• Sito del libro
• Risorse utili

Lo stile del libro

Un racconto / avventura. Riprendere il modo di narrare del maggior divulgatore del metodo Lean

• Goldratt
• Di cui ho letto vari libri: The Goal: A Process of Ongoing Improvement
  • Dopo averlo scoperto da questo libro

Cos'è lo studio legale ?

Esiste per

• Risolvere un problema del cliente
  • Qualunque esso sia E, nel fare ciò,
• Ottenere un guadagno per il raggiungimento di bisogno o di una necessità

Studio legale come catena di produzione

La consulenza / il risultato che vuole il cliente

• è il prodotto

Quando riceviamo un cliente

• L’ordine di un prodotto Quando facciamo le ricerche e prepariamo un atto
• Produzione Compenso
• Pagamento del prodotto ovvero consulenza legale

Teoria dei vincoli

Vincolo

• esterno
  • Ci puoi fare poco o niente
  • Termini giudiziali, funzionamento degli ufficio / macchina giudiziale
• interno
  • Lo puoi affrontare gestire
    • Stoicismo ragiona in questi termini

Blocco

• Quando la produzione si ferma
• Collo di bottiglia
  • Quando la produzione viene rallentata da una parte del sistema operativo
• Tempo di attesa
  • Tempo di attesa inutile
    • Quando l’attesa non è dovuta ad alcun vero blocco o vincolo ma è artificiale
    • Possibile esempio:
      • Il tempo trascorso tra
        • Ricevimento di un potenziale cliente
        • Acquisizione del cliente
          • Firma contratto e delega
• Tempo di reazione
• Tempo del ciclo
  • Quanto tempo ci si mette dall’ordine alla consegna del prodotto

I colli di bottiglia

"Un collo di bottiglia è il sintomo di un processo tutt'altro che ottimale nel punto in cui le unità del caso iniziano ad accumularsi"

Backlog o arretrato

“Accumulo di lavoro ancora da svolgere”

Cestino del Brand o marchio

"Una raccolta di aree di pratiche di nicchia complementari organizzate attorno al tema centrale o alla competenza di un'azienda"

Fase di cambiamento o changeover

"Deve cambiare marcia allo stesso modo (e rallentare) quando gestisce troppe aree di pratica diverse" Nella manifattura è quando occorre fermare la produzione per cambiare la linea di produzione

“Just-in-Time (JIT) or Pull Scheduling”

• Quando la consegna del prodotto non ha una specifica scadenza ma viene consegnato quando serve

Kaizen

• Filosofia e pratica di migliorare gradualmente ma continuamente

Kanban

"Un controllo visivo in cui (per i nostri scopi) ogni Case Unit è rappresentata da una "carta" su una scheda che raffigura il sistema di produzione dell'azienda come un flusso da sinistra a destra"

• Parola giapponese
  • Lavagna con bigliettini

KPI (Key Performance Indicators)

• Indicatori chiave di prestazione

Multitasking

• Impossibile e comunque genera rifiuti perché aumenta la “fase di cambiamento” da attività ad attività

Processo

• Una serie di azioni o passi presi per ottenere un particolare risultato o fine
  • Da accettazione incarico a conclusione dello stesso

La formula del guadagno

• Determina il guadagno della tua attività
  • Capacità di trattamento o di acquisizioni di nuovi casi X Valore medio dei casi
• Capacità di acquisizione di incarichi
  • Quante nuove pratiche entrano in un anno o in un dato periodo di tempo
    • In media
• Valore medio degli incarichi
  • Il guadagno per ogni singola posizione o incarico
    • Sempre in media

Inventario o Work in progress (WIP)

• Le pratiche o incarichi che lo studio legale di media gestisce contemporaneamente

Controllo visuale

• Gli strumenti che permettono in forma visuale e rapida di visualizzare lo stato dello studio legale

Rifiuto (Muda)

• Qualsiasi attività futile o inutile
  • Al raggiungimento dello scopo
  • Ovvero chiudere una posizione o un incarico
  • Non aggiunge valore all’incarico o al processo

Ottimizzare il processo

• Unico modo per aumentare i guadagni
• Impossibilità di aumentare a dismisura i nuovi incarichi
• O Aumentare a dismisura il valore delle pratiche trattate

Unica soluzione

• Metterci il meno tempo possibile per arrivare alla consegna del prodotto (la consulenza legale) al cliente
  • E farsi pagare

Necessità di trovare e sfruttare una nicchia

Come le aziende

• Richiede avere lavoratori specializzati ed efficienti

  I problemi del piccolo avvocato

"Il paradosso per gli avvocati singoli e piccoli studi legali è che, anche se sappiamo che dovremmo fare solo una cosa alla volta, non sappiamo cosa sia quella cosa" "Gli avvocati dello studio più piccolo sono responsabili del marketing, della prospezione, del networking, del lavoro sul lavoro reale e dell'andare in tribunale, e potrebbero commettere l'errore di cercare di gestire la propria contabilità e il proprio web design"

"Gli avvocati dei grandi studi indossano meno cappelli dei singoli avvocati e degli avvocati dei piccoli studi"

Come ottimizzare il nostro sistema?

Se riduciamo il tempo del processo e regoliamo l’inventario ovvero le pratiche attive su cui stiamo lavorando

• Riduciamo anche il multitasking e quindi lavoriamo meglio ed in modo più efficiente

Video di un avvocato italiano

• Lean thinking in an Italian law firm

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