Die wichtigsten Erkenntnisse in 1 bis 3 Sätzen Interne Kommunikation als eigenes Projekt begreifen. Dadurch wird der Erfolg der Umsetzung und Akzeptanz wesentlich verbessert. Der Projektablauf lässt sich auch auf andere Projekte gut übertragen.
Grundregeln interne Kommunikation • Relevant und gezielt. Aufruf: Kommunizieren Sie halb soviel, dafür so punktgenau wie möglich. Wenn es nichts Wichtiges zu sagen gibt, dann schweigen Sie Idee: die eigenen Mails an die Mitarbeiter des letzten Monats durchschauen und überlegen, was davon war wirklich relevant • Einfach und verständlich Aufs Wesentliche reduzieren. Flüssige, einleuchtende Texte, die alle sofort verstehen Idee: wie oben – auf Verständlichkeit prüfen • Kurz und Knapp, kompakte Darstellung für den ersten Eindruck • Schnell und entschlossen – bevor der Flurfunk davon berichtet • Ehrlich und konsistent • Emotional, assoziativ und episodisch • Dialogisch und partizipierend ** Vier Phasen des Kommunikationsprojekts** Auslöser ist immer eine Veränderung, es gibt zahlreiche Anlässe – vom Mikroprojekt zum Mehrjahresprojekt, z.B. es soll verstärkt online-Fortbildung genutzt werden oder neue Erreichbarkeit wegen Homeoffice oder Kanzlei zieht um. Der Ablauf ist immer der gleiche: Initialisieren | Konzipieren | Planen |Steuern Anhand eines Praxisbeispiels dargestellt: Digitale Fachbibliothek beim Ingenieurbüro LudwigPlan. Kommunikationsmanagerin Sina Schmidt Passend dazu kann sich eine Kanzlei überlegen, wie das eigene Projekt „ein Intranet aufbauen“ aussehen könnte Wer ist Ihr Kommunikationsmanager?
Phase 1 Initialisieren • Projektbedarf prüfen, Ressourcen festlegen • Aufgabe präzisieren, ausarbeiten, legitimieren • Projektteam zusammenstellen, Arenen der Teamarbeit installieren, Timing Teamarbeit skizzieren Bei der Auswahl des Projektteams: divers ja, Verhinderer nein. Chef eher nein, da sich MA tendenziell danach ausrichten was er sagt
Teamwork braucht Arenen Autoren halten nichts von institutionalisierten Plattformen wie jährlichen Strategietreffen, Zukunftsteams oder dauerhaften monatlichen Lenkungsteams. Verkrustet die Projektarbeit und baut Bürokratie auf. Stimmt das? Regt mich zum Nachdenken an 3 Arenen sinnvoll: • Konzeptionsworkshop / -Dauer ½ bis 2 Tage Gute Idee: im Vorfeld recherchiert jedes Teammitglied einen bestimmten Aspekt der Aufgabenstellung und stellen ihre Ergebnisse am Anfang vor. • Projektmeetings – Dauer 1 bis 3 Stunden Start mit Kick-Off Meeting Laufender Arbeitsfortschritt wird verfolgt • Projektreviews – Dauer max. 1 Stunde Berichterstattung gegenüber „Auftraggeber“ Regeln der Zusammenarbeit • Alle sind gleich • Alle sind aktiv • Alle sind positiv • Alle fassen sich kurz – HAHAHA, kein Wortbeitrag ist über 1 Minute lang, sonst greift der Moderator ein • Alle sind präsent • Alle sind handyfrei • Alle sehen alles Zusammenarbeit sowohl im Präsenzformat als auch Online möglich. Videokonferenz mit Conceptboard, Miro oder Mural
Phase 2 Konzipieren
Projektanalyse • Team instruieren, Recherchen durchführen, Informationen im Faktenspiegel aufbereiten • Spezielle Analysewerkzeuge ansetzen, Integrierende Statusanalyse durchführen, Fazit ziehen Spezielle Analyse-Werkzeuge sind spannend S. 65 ff • Stakeholder-Map • Themen-Matrix: Bedeutung für die Aufgabe – Interesse der Mitarbeitenden Sehr spannend, gerade bei Projekten die auf Widerstand stoßen • Instrumenten-Portfolio: Face-to-Face, Analog, Digital – Instrument, Information, Dialog, Praxisbeispiel S. 69 • Statusanalyse – abgewandelte SWOT-Analyse – Pflicht-Werkzeug für Projektarbeit S. 71 hilfreich dazu das Beispiel auf S. 74
Projektstrategie • Aufgaben sichten + weiterentwickeln, Langfristige Ziele festlegen, Kurzfristige Ziele ableiten • Bezugsgruppen strukturieren, Profil der Bezugsgruppe bestimmen • Positionierung fixieren, Positionierung überprüfen • Dachbotschaften ableiten, Teilbotschaften ergänzen • Handlungsstrategie entwickeln, Strategie überprüfen
Ziele formulieren mit SMART, wenn das nicht passt mit Key Results mit Etappenzielen.** Beruhigender Satz: Das Verfehlen eines Etappenziels gehört zum Planungsprozess und darf nicht als Fehler gewertet und sanktioniert werden. **
Hübsche Idee: auch während der Projektarbeit eine Persona nutzen. Einen wertschätzenden Namen geben, ein passendes Foto dazu aussuchen und als Bild immer bei der Besprechung dabei haben. Die Teammitglieder sprechen während der Meetings mit ihm / ihr, alle freunden sich mit ihr an. Erstellung einer Empathy-Map für die Persona. Beschreibung aus der Persona Sicht, wie sie in Bezug auf das Projekt beschreibt • Ich sehe • Ich höre, z.B. von anderen • Ich sage • Ich denke & fühle • Ich mache Ein Teammitglied übernimmt die Rolle der Persona
Positionierung und Dachbotschaft Auch für interne Projekte ist die Kommunikation entscheidend für die Akzeptanz. Nicht dem Zufall überlassen, was die Mitarbeiter vom Projekt halten.
Phase 3: Projektoperation • Kreativen Aufhänger finden, Gestaltungslinie festlegen • Themen auswählen, Highlights setzen, Themen zeitlich takten • Maßnahmen konzipieren, Maßnahmen systematisieren, Dialog implementieren, Maßnahmen ausarbeiten • Timing festlegen, Erfolgskontrolle installieren, Budgetübersicht erstellen, Konzept schriftlich fixieren + präsentieren
Customer Journey – Mitarbeiterreise auch für interne Projekte nutzen • Wahrnehmen & Aufmerken • Interessieren & Erwägen • Entscheiden & Handeln • Bekennen & Unterstützen
Phase 4: Planen & Steuern • Kommunikationsprojekt planen, Maßnahmen gestalten und produzieren • Durchführung steuern, Qualitätskontrolle und Informationsmanagement • Debriefing organisieren, Soll-Ist-Analyse erstellen, Bilanzpräsentation + Dokumentation