Interne Revision – souverän, kollegial und wirksam

(9:49 Min.) Deniz Aytekin galt als schlechtester Schiedsrichter der Bundesliga. Mittlerweile ist er DFB-Schiedsrichter des Jahres. Wie hat er das geschafft? Welche Tipps hat er für Andere? Wie lassen sich diese Tipps für die Arbeit in der Internen Revision adaptieren? Tipp 1: Selbstreflexion hilft, wenn man sich verbessern will Tipp 2: Begegnen Sie Ihrem Gesprächspartner auf Augenhöhe Tipp 3: Sprechen Sie die Sprache Ihres Revisionspartners Tipp 4: Respektieren Sie Ihren Revisionspartner Tipp 5: Man kann nicht nur mit Sanktionen und Ultimaten ein Gespräch bzw. eine Prüfung leiten Zugegeben hört sich das recht leicht und abgedroschen an. Dies jedoch in der täglichen Arbeit in der Internen Revision konstant umzusetzen, ist wirklich nicht so einfach und kann sogar extrem herausfordernd werden. Dennoch ist es machbar. Wenn Sie auf Ihrem Weg Unterstützung suchen, melden Sie sich gerne bei mir. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

(21:54 Min.) Am Beispiel der zweiten S-Bahn Stammstrecke in München wird uns in diesem Podcast ein Musterbeispiel für Verzögerungstaktiken vor Augen geführt. Der Grund hierfür ist, dass dieser Sachverhalt Ende 2020, im Vorfeld der Bundestagswahl im Herbst 2021, kein "Gewinnerthema im Wahlkampf“ war. Aus diesem Grund sah die damalige politische Linie der Bayerischen Staatskanzlei eine dilatorische Behandlung des Themas bis nach der Wahl vor. Falls Ihnen dieses Wort, so wie mir, vorher noch nie begegnet war: „dilatorisch“ bedeutet aufschiebend, verzögernd, verschleppend, hinhaltend. Gegen solche Verzögerungstaktiken hilft, die eigenen Revisionsprozesse so zu definieren, dass den Zeitspielen, so weit es möglich ist, Einhalt geboten wird. Z.B. sollte man nicht unnötig lange auf eine Stellungnahme warten müssen. Definieren Sie in Ihren Rahmenbedingungen, dass Sie grundsätzlich nur X Tage Zeit gewähren. Dass Sie diese Frist in begründeten Ausnahmefällen (bei Urlaub, Krankheit etc.) Ihrer Revisionspartner individuell verlängern, versteht sich von selbst. Was können Sie tun, wenn Sie sich dennoch in so einer Situation wiederfinden? Der Worst Case ist definitiv, wenn Sie sich selbst hineinsteigern und emotional die Fassung verlieren. Es hilft zu erkennen, dass man es mit einem unschönen Thema zu tun hat, z.B. einem Thema, das den Ambitionen des Chefs entgegenläuft, ja sie sogar zerstören kann. Ist es da nicht menschlich, dass auf Zeit gespielt wird? Bewahren Sie sich eine Haltung der Neugier und fragen Sie sich: Was wird wohl als Nächstes kommen? Welche der üblichen Taktiken wird genutzt werden? Auf welche neue Art und Weise wird wohl auf Zeit gespielt werden? Wird ein fehlendes Budget vorgeschoben? Welche anderen spannenden Verzögerungstaktiken und Ablenkungsmanöver werden durchgeführt werden? Dann kann man auch solchen Situationen mit Gelassenheit entgegensehen. "Kenne ich, dachte ich mir", oder sogar: "Ok, das ist neu, da wäre ich jetzt selbst nicht drauf gekommen!" ;-) Versuchen Sie also, wenn Sie ein dilatorisches Vorgehen als solches erkennen, es so weit wie möglich mit Humor zu nehmen. Wichtig ist, dass Sie den gesamten Vorgang gut dokumentieren. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Christian Schulz im Interview (46:52 Min.) In diesem Interview blickt Christian Schulz auf seine 25 Jahre in der Internen Revision zurück. Es geht u.a. um seine ersten Prüfungen Prüfungssituationen, die ihm noch lange in Erinnerung geblieben sind den Umgang mit unkooperativen Revisionspartnern Tipps für eine gute und funktionierende Arbeitsbeziehung mit Revisionspartnern Tipps für Berufseinsteiger seinen Rat an sein jüngeres Selbst zukünftig notwendige Kompetenzen und Fähigkeiten von Revisor:innen Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Keine vorschnellen Beurteilungen und Schuldzuschreibungen (12:15 Min.) Anfang des Jahres ereignete sich in Griechenland das schwerste Zugunglück in der Geschichte des Landes, als in der Nacht zum 01.03.2023 bei voller Fahrt ein Personen- und ein Güterzug zusammenstießen. Mindestens 46 Menschen starben. Kein Wunder also, dass die Schuldfrage gestellt wurde. Gerade als Interne Revision werden wir unternehmensintern auch manchmal beauftragt, den genauen Hergang zu ermitteln und die Schuldfrage zu klären. Bitte lassen Sie sich nicht dazu verleiten, den einfachen Weg zu gehen und vorschnell auf menschliches Versagen abzustellen. Der vordergründig Schuldige in diesem Fall wäre der Stationsvorsteher, dem bei der manuell vorzunehmenden Weichenstellung eventuell ein Fehler unterlaufen ist. Stellen Sie stattdessen die unbequemen Fragen. Blicken Sie gerade bei Schadenfällen unbedingt immer auf die Kontextbedingungen und fragen Sie sich, wie die von Ihnen identifizierten Kontextbedingungen dazu beigetragen haben könnten, den Schadenfall zu ermöglichen oder zu verhindern. In diesem Fall, gab es jahrelange Missstände: Sparmaßnahmen im gesamten Land seit der Finanzmarktkrise in 2008 Aufgrund der Armut wurden in 2011 freiliegende Kupferkabel gestohlen. Seit 2011 funktionierte daher das elektronische Leitsystem nicht mehr, das die Lokführer gewarnt oder sogar zur automatischen Abschaltung der Züge geführt hätte. eine Runderneuerung des gesamten Systems wurde seit 2017 verzögert Aus welchen möglicherweise sogar nachvollziehbaren Gründen ließ der griechische Staat bzw. die griechische Bahn seit 12 Jahren zu, dass ein manueller Eingriff nötig war und die Folgen eines manueller Fehler nicht durch die Technik verhindert wurden? Hier bestehen definitiv deutliche Lücken im IKS! Wer ist für das IKS zuständig? Welche Ansprüche wurden an das IKS gestellt? Wer hat die bis zur Instandsetzung des elektronischen Leitsystems bestehenden Schwächen akzeptiert und aus welchen Gründen? Ja, man kommt unweigerlich früher oder später zu Themen, die mit den Werten und der Organisationskultur zu tun haben. Diese gilt es anzugehen. Ich gebe zu, dass das nicht einfach ist. Das sollte uns aber nicht davon abhalten, diese Fragen zu stellen. Und ich finde es auch nicht schlimm, wenn die Interne Revision an Grenzen stößt. Was sie in jedem Fall leisten kann, ist eine Darstellung des Kontexts und der schwierigen Gemengelage, einschließlich aller verschiedenen Perspektiven. Das ist auch eine Form von Objektivität, die den Diskussionsprozess versachlichen und verbessern kann. Über Veränderungen der Rahmenbedingungen, kann sich dann auch die Organisationskultur positiv verändern. Vielen Dank, dass Sie zu einer besseren Welt beitragen! Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Eine schlechte Kultur hat große Auswirkungen (15:07 Min.) Wenn wir unsere Augen aufhalten und auf die Unternehmenskultur achten, können wir ihr auf die Spur kommen: Was darf man ungestraft sagen oder tun? Welches Verhalten wird strikt bestraft? Was verleiht Status? Welche Rituale gibt es und inwieweit ergeben diese (noch) Sinn? Wir können auch auf die Auswirkungen der aktuellen Unternehmenskultur achten: Können Stellen nicht besetzt werden? Ist in bestimmten Altersgruppen eine erhöhte Fluktuation im Gange? Ereignen sich kostenintensive Fehlschläge? Zeigen sich andere Auswirkungen schlechter Entscheidungen? Lässt sich fehlender Mut und vorauseilender Gehorsam feststellen? Als Interne Revision haben wir folgende Möglichkeiten: Wir können mögliche Risiken, Gefahren und Auswirkungen aufzeigen. Wir können unsere Meinung einbringen, auch wenn wir nicht entscheidungsberechtigt sind. Vor allem können wir entscheiden, was wir zum Thema unserer Prüfungen machen. Man kann sich dabei zu Nutze machen, dass **kulturelle Themen **im Großen wie auch im Kleinen immer den gleichen Mustern unterliegen. Anhand von kleineren Fällen, über die sich leichter sprechen lässt, können die zugrundeliegenden Muster herausgearbeitet werden. Anschließend wird geschaut, welche Rahmenbedingungen (z.B. die Aufbau und Ablauforganisation) diese Muster unterstützen bzw. wahrscheinlicher werden lassen. Und den Rest kennen Sie: Dann werden Maßnahmen vereinbart, um die Rahmenbedingungen so zu verändern, dass die weniger hilfreichen Muster zukünftig weniger wahrscheinlich werden bzw. die hilfreichen Muster so unterstützt, dass sie wahrscheinlicher werden. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Zum 5. Geburtstag des Podcasts! (14:14 Min.) In diesem Geburtstagspodcast - es sind jetzt schon 5 Jahre! - habe ich einen großen Mutmacher für Sie. Das ist mein großes Dankeschön an Sie – für 5 Jahre Zuhören, wunderbare Rückmeldungen und schöne Gespräche. Vielen Dank für Ihre wunderbare Unterstützung! Es geht um Standhaftigkeit. Am Beispiel der Standhaftigkeit eines Bürgermeisters im Zentrum des schrecklichen Erdbebens in der Türkei und in Syrien am 06.02.2023. Wie durch ein Wunder kam fast keiner seiner Bürger zu Schaden. Dies weckte Interesse geweckt und veranlasste die internationale Presse nachzufragen. Die Recherchen zeigten: Dieser Bürgermeister war standhaft und setzte durch, dass die geltenden Bauvorschriften konsequent eingehalten wurden. D.h. er ließ keinerlei illegale Bauten und Bautätigkeiten zu. Das hat ihm nicht nur Freunde eingebracht: Er wurde angefeindet. Er wurde verspottet. Nicht wenige waren wütend auf ihn. Immer wieder habe mancher versucht, ihn zu überreden, ein Auge zuzudrücken. Er sei trotz allem aber standhaft geblieben, erzählte er der Presse. Leider bedurfte es einer Katastrophe, um zu zeigen, dass diese Standhaftigkeit, die alle anderen genervt hatte, tatsächlich ganz wichtig war. In seinem Fall rettete sie viele Menschenleben. Ja auch wir Interne Revisoren und Revisorinnen bekommen oft viel Gegenwind zu spüren, wenn wir standhaft sind. Und standhaft zu bleiben, kann auch ziemlich herausfordernd werden, wenn man angefeindet wird wenn man verspottet wird wenn die Interne Revision zum Außenseiter erklärt wird. Vielleicht ärgert sich sogar der Vorstand über die Interne Revision, wenn sie kein Auge zudrückt und standhaft Veränderungen einfordert. Dieser Podcast soll Sie in Ihrer Standhaftigkeit unterstützen. Natürlich nicht blindlings. Die Sachverhalte sollten Sie immer gut abstimmen. Wenn Sie aber die Sachverhalte sauber abgestimmt haben, dann obliegt Ihnen, d.h. der Internen Revision, deren Wertung auf Basis der möglichen Auswirkungen und die Vereinbarung von Maßnahmen. Sollten Sie sich sicher sein, dass Ihre Darstellung der möglichen Risiken und Auswirkungen stimmt, dann denken Sie in solchen Fällen gerne an den standhaften Bürgermeister. Ich hoffe, Sie müssen nicht erst Katastrophen durchleben, um für Ihre Arbeit und Standhaftigkeit genügend Wertschätzung zu erhalten. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

(9:12 Min.) Tom Brady ist der beste American-Football-Spieler der Geschichte. Jetzt ist er endgültig zurückgetreten. Als Quarterback gewann er 7 Mal den Super Bowl - in drei verschiedenen Jahrzehnten! Was kann man von jemandem, der so einzigartig ist, lernen? Was kann insbesondere ein Interner Revisor und eine Interne Revisorin von ihm lernen? Um Erfolg zu haben, müssen wir möglichst effektiv an uns arbeiten. Es kommt insbesondere auf unsere mentale Stärke an. Die Qualität des Teams ist entscheidend für den Erfolg. Für die Interne Revision bedeutet dies, dass alle drei Verteidigungslinien gut funktionieren müssen. Uns allen und vor allem unserem Unternehmen ist am besten damit geholfen, wenn alle drei Verteidigungslinien gut ineinandergreifen, ineinander eingebettet sind und sich offen und ehrlich über die vorliegenden Themen austauschen. Wir haben drei Verteidigungslinien und gleichzeitig sind wir Bestandteil des gleichen Unternehmens. Das ist meiner Meinung nach das wahre Geheimnis einer guten Corporate Governance. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

(8:18 Min.) Wie wir einen Abstimmprozess während einer Revisionsprüfung und insbesondere an deren Ende durchzuführen haben, wissen wir. Hat der Bereichsleiter gerade gewechselt, ist Fingerspitzengefühl gefragt, und es kommt meiner Meinung nach auf folgende Dinge an: Die Zeitpunkte des Wechsels der Bereichsleitung und des Beginns der Prüfungsdurchführung Ob die bisherige Bereichsleitung noch im Unternehmen beschäftigt ist, oder das Haus bereits verlassen hat Welcher Unterbau in dem Bereich vorhanden ist Welche direkten Eingriffe durch die ehemalige Bereichsleitung selbst vorgenommen wurden Wie gehen Sie vor? Ich für meinen Teil bin sehr für Transparenz und würde die ehemalige Bereichsleitung einbeziehen, sofern das möglich ist. Doch wann endet diese Karenzzeit? Nach 4 Wochen? Nach 3 Monaten? Oder Nach den ersten 100 Tagen? Wahrscheinlich werden wir als Interne Revision es immer erst hinterher wissen, welcher Weg ggf. noch besser gewesen wäre. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

(5:03 Min.) Vor kurzem las ich die Aussage eines Arztes: „Man beherrscht eine Behandlung nur, wenn man auch die Komplikationen beherrschen kann.“ Das brachte mich zum Nachdenken. Auch wir haben in der Internen Revision des öfteren mit Komplikationen zu tun: Wenn nicht alles in Ordnung ist und sich die Feststellungen häufen Wenn es schon schwierig ist, an Informationen oder Unterlagen zu gelangen Wenn Gegenargumente vorgebracht werden Wenn einem etwas vorgeflunkert wird Wenn die Revisionspartner Lautstärke oder Pöbeleien mit Überzeugungskraft verwechseln Wenn Gesprächspartner nicht erscheinen Wenn die Revisionspartner versuchen, uns subtil zu beeinflussen Wenn die Revisionspartner nicht aus ihrer Haut können und ein Dissens im Raum steht Wenn der Vorstand einen negativen Kommentar zum Prüfungsbericht abgibt Wenn man vor neuen Situationen steht und nicht weiß, wie man diese meistern soll In solchen Situationen zeigt sich, ob man seinen Job tatsächlich beherrscht. Wir stehen immer wieder vor neuen Herausforderungen. Stellen Sie sich diesen Herausforderungen und setzen Sie sich damit intensiv auseinander. Dann werden Sie sich weiterentwickeln und den Job in der Internen Revision (noch besser) beherrschen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!

Ein Interview mit Ingo Sorgatz (65:42 Min.) Korruption scheint allgegenwärtig zu sein. Ist es wirklich so schlimm, wie die Medien uns suggerieren? Wo liegt die Grenze zwischen gutem Networking und beginnender Korruption? Ingo Sorgatz bringt in diesem Interview Licht ins Dunkel erläutert, worauf bei der Korruptionsprävention zu achten ist wie die Interne Revision statt einer reinen Feigenblattfunktion echte Wirksamkeit erzielen kann. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Zuhören und erfolgreiche Prüfungsprozesse!