高效人生商學院｜EP.0502｜經典好書｜醫學博士才知道的驚人工作分配術（趙胤丞分享）

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醫學博士才知道的驚人工作分配術：工作順序，決定你的下班時間

同時有10件緊急工作，先做哪一項？
優先工作的判斷標準：緊急、重要、耗費心力。
該擺第一的工作，不是最花時間，而是難度最高！

「例行工作」、「重點工作」、「突發工作」！全部得做好，而且要「零失誤」！

外科醫生的忙碌生活，我們只能從影集中窺見一二，特別是外科醫生，常常會碰到緊急開刀的病例，就算已經排定手術行程，還是會遇到急診病患需要動緊急手術的狀況，每天都生活在緊張高壓的情緒裡。換句話說，在執行多工處理的過程中，醫生們需要隨時變動優先順序，病患的重要度與緊急度也隨時在變。重點是，救死扶傷的工作不容許錯誤或失敗。同時，醫療工作需要團隊合作，醫生光有高超技術沒有任何意義。

把病患和手術替換成一班上班族的工作，你是否常常遇到這樣的狀況：○1手上有很多工作同時進行，必須發揮多工處理的效能；○2無法決定先後順序，就算決定了也會被迫變更；○3所有案子都是「緊急」且「重要」，不知該如何安排……而且，○4每天生活忙碌不堪，無法消除疲勞感，身心極度疲憊。

作者裴英洙身兼「醫師、經營者、顧問」三重身分，他在擔任外科醫生時，每天都要做10個以上「緊急又重要」的決定，還得同時處理突發狀況；之後他轉任病理師，每一件病例判斷都有「不能出錯」的壓力。在他研修經營顧問課程時，發現在醫療第一線或醫生執業時獲得的知識，以及擔任病理醫生時，判斷重大疾病的經驗，可以充分活用在商業界發生的「問題」上。

在面對每天的「例行工作」，和排定的「重點工作」，甚至常常會無預警出現的「突發工作」，一個人的資源和集中力有限，如何分配有限資源？如何避免浪費心力？如何有效做決定並確實執行？將是決定工作是否能夠在時間內完成（不用加班）、以及是否能將失誤率降到最低（高效率）的重點考量。

擺脫忙碌與壓力生活的「三大原則」

◎原則1：不僅安排順序，更要保留變動的餘裕

優先順序會經常變動，當「最優先事項」突然插進來時，你必須決定要將哪一件事往後延。

◎原則2：每天的生活，就是為「緊急」時刻做準備
生活中的一切事物都是為了「緊急」時刻做準備，假想失敗的準備，才能隨時應付緊急狀況。

◎原則3：維持好的工作表現，要預防所有「失敗」
「每次的表現都是一百分」，遠比「只有一次一百二十分，其他時候只有六十分」還重要，工作最重視的就是維持一定水準。

10件工作如何安排，才能做得快又好？

◎用急診室醫生的「分類術」，精準又快速
分秒必爭的急診室裡，醫生必須決定要先救誰，也要決定什麼樣的病患可以之後再救治。這個決定先後順序的方法就是「檢傷分類」。

◎一定要學會四種分類：優先、非緊急、簡單、無法處理
四種分類的判斷基礎是「現有資源是否能處理？」如果判斷無法處理時，要當機立斷的尋求幫助。

◎把「簡單、非緊急」的工作分派出去，準沒錯
難以決定優先事項（紅色）時，不妨先從眾多任務中選出「任何人都能處理、短時間內可以做完」，以及「可以稍後解決的問題」，簡化要處理的任務。

從大盤子開始洗，即先處理「難度高的工作」

◎不是精算「花多少時間」，而是「難度多高」
迅速從不同主軸瀏覽，不要花超過五分鐘，時間估算無需太精準，只要將重點擺在「棘手度」，概略掌握自己處理需花多少時間、是否需要他人協助、如果需要，需請多少人幫忙等所需人力就可以了。

◎從「大規模、高難度」開始處理
當身心俱疲時，很難再提起精神處理重要工作。就算硬逼著自己去做，也很可能因為疲倦無法做出滿意成果。因此，趁著還有腦力與體力時，先完成難度較高的工作。

◎用四大項目幫工作「打分數」，最高者優先處理
同時有好幾件「都很重要的工作」時，就用「人、物、成本、時間」的標準來考量，幫這幾個工作打分數，再依分數排出順序。

◎「高難度、大規模」的工作，要一口氣做完
評分時可依自己工作的需求，在各項目的重要性加權，例如在絕對要遵守截止日的業界裡，時間項目要加重；若是嚴格要求成本控管的公司，則是加強成本項目的比重。

◎突發工作出現時，先把手上的做好！
只要你已經開始做優先工作，就能沉著冷靜地處理插隊的緊急任務。「還沒開始做」和「做了1/3」的狀態，心情會有極大差異。

先排除「不可能的選項」，別急著找正確答案

◎找出可能性低的選項，排除它
先排除「不可能」或是「可能性極低」的選項，避免多花時間找「錯誤的答案」。

◎就算排除，也要因應狀況「重覆檢視」
排除的選項不代表可能性就一定是0，因此也要視不同情況，重新檢視已排除的選項。

◎「會思考」比「找答案」更重要
如果一開始就急著找正確答案，執行之後才發現偏離正確解答，等於花費心力在審慎研擬錯誤的解決方法，最後還是徒勞無功。

◎掌握該捨棄的資訊，就能愈快得到解答
每天獲得的資訊量遠超過我們需要的，該如何聰明地捨棄（＝排除），便成為做決定的重要關鍵。這些選項是否有用，就要看你具備多少「運用排除思考的能力」。

．讓工作流程順暢的小訣竅！利用「三個箭頭」，畫出順序

例：
東京車站 大阪車站－－－－－不清楚該使用哪種交通方式？
畫上三個箭頭後……
東京車站 名古屋車站 新大阪車站 大阪車站
－－－－一看就知道要搭乘新幹線（電車）。
　東京車站 羽田機場 伊丹機場 大阪車站
－－－－－一看就知道要搭飛機。
→該選擇哪種處理方式，一目了然。
「三個箭頭」的特色：
1.箭頭不只將流程具體化，還能把工作均分處理。
2.區分資訊時，要讓每一份都「夠清楚」。
3.箭頭=區分點，執行中發生問題也不用擔心。
注意！串聯的事項要有「連貫性」。

不是每一次都順利完成工作時，你該怎麼辦？

◎分析「失敗原因」，一敗有十勝的價值
這一次做錯了，下一次就知道怎麼做才對，不要沉溺於失敗經驗，將其視為邁向成功的必經歷程吧！分析敗因，才知道日後有相似案例時，該用什麼方法有效解決。

→自認正確的做法，不一定是正確解答，當遇到失敗、挫折時，才知道另闢正確道路。

◎面對自己不知道的事情，就老實說不知道
面對不清楚的狀況，「裝懂」才丟臉！「不知道」不是一件丟臉的事情，「讓自己生活在無知裡」才可恥。當遇到不懂的問題時，「不知道」，是讓討論更深入熱烈的關鍵字，用自己的話陳述一次，確認雙方理解相同，表達「回答」的誠意，還能爭取時間想出「更好的解答」。

把力氣「分配」在對的事，效率提高50%！

◎努力有限，「分配」比「多做」更重要
工作時，要懂得把力氣用在對的地方。一天的心力有限，必須思考如何將現有資源發揮到極致、如何巧妙分配有限資源。

◎體力和腦力有限，不能事事「全力以赴」
一整天能分配的體力與腦力有其限度。想讓工作更有效率，就必須巧妙分配有限的體力與腦力，一味逞強，表現反而低下。適度休息，才能在下一個關鍵時刻拿出全力衝刺，

◎處理重要工作時，讓你效率再加倍的小技巧
1.模仿成功者的做事習慣和方法，內化成自己的優點。
2.「一」的觀念：完成一個小目標、用一句話說明、留給自己一個人的空間。
3.開始工作前，將過程分解成單一靜止圖片，一一確認，加強記憶。
4.做筆記時，記得寫下「關鍵字」就好，長篇記錄，費時又難以回想。
5.行事曆只寫「開始時間」，讓自己產生空閒的放鬆感。

把失誤率降到最低，工作表現不再「時好時壞」

◎工作沒有特效藥，維持優秀表現，就看這三點
1.站在舞台上的品質──熟練工作領域的基本功夫。
2.維持穩定表現的品質──減少「時好時壞」的表現。
3.維持卓越品質－－每一次都做到最好。

◎維持專注力的祕訣：別中斷手上的工作
專注力最多只能維持90分鐘，一但中斷手上工作，要花更多時間才能重新進入專注狀態！因此重要的是「讓自己不被打擾，在90分鐘內把優先工作完成」。

◎把生活模式和工作方法都「例行化」
省下思考的時間，就能發揮更多力氣在困難的工作上！

專家的提醒！別讓身體狀況，影響你發揮實力！

◎自己的身體，比一切事項都優先
身體才是你最大的資產，老是抱著「撐過去就好了」的心態，輕忽健康，會為工作穩定性投下不確定的炸彈！

◎保養身體的小祕訣，天天都能做！
1.早上起床，先喝一杯溫水暖身：避免造成內臟負擔。
2.簡報前記得深呼吸：身體不缺氧，思緒更清晰。
3.解宿醉的好方法：喝水之後閉目休息，促進肝臟血液循環。
4.選擇要咀嚼的食物：咀嚼的動作，可以活化腦神經細胞
5.午餐前先喝一杯茶或咖啡：下午剛好有精神。

【本書特色】

◎作者身兼醫生、經營者、顧問三重身分，結合經管知識和將醫療現場實務技巧。
◎醫生才知道的高效率工作分類術，排對順序，才是真正的事倍功半！
◎聰明決斷分類術+醫生獨家養身小訣竅，讓你在職場上發揮100%實力！
◎自己工作有效率，還不夠！14個祕訣讓別人幫你更上一層樓！

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