heise meets … Der Entscheider-Talk E-Rechnung 2025: Warum XML-Daten das PDF übertrumpfen
Die E-Rechnung soll Verwaltungsprozesse verschlanken, Kosten senken und die Transparenz erhöhen. Doch die Umsetzung ist komplexer als gedacht, kritisiert Stepan Rutz. Der Software-Entwickler und E-Rechnungsexperte erläutert, warum es nicht gelungen ist, einen einheitlichen Standard festzulegen. Anstatt von Anfang an dafür zu sorgen, dass Informationen nur einmal erfasst werden, versuche man jetzt, das Durcheinander durch doppelte Daten irgendwie zu beheben.
Vor allem das hybride Format aus PDF und XML sorgt für Verwirrung. Denn laut Vorgabe des Bundesfinanzministeriums ist im Zweifelsfall das XML verbindlich – auch wenn die Daten von der PDF-Rechnung abweichen. „Was du siehst, das kannst du dir ausdrucken und dich ästhetisch daran erfreuen“, so Rutz. Doch für die Korrektheit der Rechnung sei es irrelevant.
Sein Rat für Unternehmen: Das PDF am besten direkt löschen und nur das XML mit der eigenen Buchhaltungssoftware visualisieren. Denn nur so lassen sich Abweichungen und Fehler vermeiden. Manipulationen seien zwar nicht ausgeschlossen, es bestehe aber auch kein größeres Risiko als bei bisherigen Rechnungen: Mit PDF/A-3 werde "zum Beispiel Sicherheit suggeriert", die jedoch irrelevant ist, "weil das PDF keine Gültigkeit hat".
Warum die E-Rechnung trotz Startschwierigkeiten ein Schritt in die richtige Richtung ist und welche Stolpersteine es noch zu meistern gilt, erfahren Sie in dieser Folge. Stepan Rutz verrät außerdem:
- Warum Unternehmen und Finanzamt unterschiedliche Anforderungen an die E-Rechnung haben.
- Welches Format er für die Praxis empfiehlt.
- Was sich zum Jahreswechsel 2027/28 noch ändern könnte.
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