Expert in effectief vergaderen, Japke-d., legt uit waarom vergaderingen vaak nutteloos zijn en hoe je ze effectiever kunt maken. Ze bespreekt de nadelen van vergader-jargon-clichés, geeft tips voor het verbeteren van vergaderingen en adviseert managers om strategisch te handelen.
Vergaderingen leiden vaak tot verkeerde beslissingen door oude informatie en gebrek aan verantwoordelijkheid.
Om vergaderingen effectiever te maken, organiseer kortere bijeenkomsten met heldere agenda's en betrokkenheid van alle deelnemers.
Deep dives
Vergaderen als theater van de Kantoor Jungle
Vergaderen wordt beschouwd als de plaats waar veel toneel wordt gespeeld, en het biedt de mogelijkheid om collega's te observeren, hun stemmingen te peilen en leidinggevenden te beoordelen. Hoewel Microsoft's onderzoek uit 2005 aantoonde dat bijna 70% van de mensen vergaderingen als volledig niet-productief beschouwen, lijkt het aantal vergaderingen juist te zijn toegenomen. Luisteraars stelden vragen over het reduceren van vergaderingen en het zich beschermen tegen overmatige vergaderingen.
Waarom vergaderen niet effectief is volgens wetenschap
Ellen de Bruin benadrukt in haar boek 'Vergaderen niet doen' dat vergaderingen vaak leiden tot verkeerde beslissingen, gebaseerd op verouderde informatie en resulteren in een gebrek aan individuele verantwoordelijkheid. Deelnemers voelen zich vaak niet verantwoordelijk vanwege de grote groepsgrootte. Bovendien monopoliseren dominante sprekers vaak de vergadering, terwijl vaak de beste ideeën afkomstig zijn van de stillere teamleden.
Ways to Improve Meetings and Avoid Overloading
Om vergaderingen te verbeteren, wordt aangeraden om kortere en doelgerichte vergaderingen te organiseren, met kleinere groepen en een heldere agenda. Het aanpakken van overbodige vergaderingen, strategische deelname en het zorgen voor nut en plezier tijdens vergaderingen zijn essentieel. Managers worden aangemoedigd om effectieve vergaderingen te faciliteren door goed voorbereide bijeenkomsten met duidelijke doelstellingen en betrokkenheid van alle deelnemers, zonder nutteloos gepraat en met goede catering.
Mondiaal enquête-onderzoek toonde in 2005 al aan: ruim tweederde van de mensen vindt vergaderen totaal onproductief. En daar hebben ze reden toe: het is bewezen dat vergaderingen vaak de verkeerde beslissingen opleveren. In deze aflevering legt Japke-d. uit hoe dat kan, en hoe je jouw meetings/brainstorms/cactusgesprekken wél nuttig maakt. Alle vergader-jargon-clichés (handelen naar bevind van zaken, zorgvuldig te werk gaan, stappen zetten) komen voorbij én Japke heeft een belangrijke boodschap aan alle managers.