Meetings, die wirklich zählen: Weniger, aber bessere Termine

Meetings – Fluch oder unterschätztes Potenzial?

Wie viele Meetings hast du heute schon überlebt? Und bei wie vielen hätte auch eine E-Mail ausgereicht? Wie Patrick Lencioni in Tod durch Meeting schreibt:

„Wie sollen in fürchterlichen Besprechungen gute Entscheidungen getroffen werden?“

Im Gespräch mit Daniel Dubbel, Führungskraft bei DB Systel und Berater für Organisationsentwicklung, tauchen wir tief in das Thema Meetings ein. Zwischen ineffizienten Terminen und echten Momenten der Zusammenarbeit liegt eine große Spanne. Wir schauen darauf, was wir tun können, um Meetings wirklich wertvoll zu machen.

Warum Meetings geliebt und gehasst werden

Meetings sind das Rückgrat moderner Zusammenarbeit, aber gleichzeitig eine Zeitfalle. Oft nehmen wir aus reiner Routine an Meetings teil, ohne wirklich zu überlegen, warum. Häufig fehlt ein klares Ziel, eine Agenda oder die Antwort auf die Frage: „Warum bin ich eingeladen?“
Gleichzeitig stiften Meetings Zusammenhalt und soziale Integration, die sonst gerade in in hybriden und remote-Arbeitswelten zu kurz kommen können.

Was gute Meetings ausmacht

Einige Grundregeln sind simpel, werden aber selten konsequent umgesetzt:

• Klares Ziel: Jeder weiß, warum das Meeting stattfindet.
• Agenda: Struktur statt zielloser Diskussion.
• Teilnahme begründet: Jeder prüft, ob seine Anwesenheit nötig ist.
• Bewusste Vorbereitung, respektvoller Umgang mit Kalenderzeit und Moderation.
• Timeboxing für Themen
• Meetingzeiten mit Puffer (25–50 Minuten).
• Persönliche Treffen für soziale Bindung.

Einige Aha-Momente aus dem Gespräch

• Meetings sind häufig nicht der richtige Raum für Entscheidungen.
• Meetingteilnahme sollte freiwillig sein. Wer teilnimmt oder nicht übernimmt Verantwortung und informiert transparent.
• Endlose Sitzungen schleichen sich oft ein, bis sie keiner mehr hinterfragt.
• Asynchroner Informationsaustausch erleichtert den Alltag.
• Filme als Vorbild: Spannung und Dramaturgie können Meetings lebendig machen.

Fazit

Weniger, aber bewusstere Meetings sind der Schlüssel zu effizienter Zusammenarbeit. Bevor du das nächste Meeting planst oder annimmst, frage dich: „Brauchen wir dieses Treffen wirklich, oder reicht eine E-Mail oder ein asynchroner Austausch?“

Links

• INSPECT&ADAPT Blog von Daniel Dubbel
  mit verschiedenen Artikeln zu Meetings, z.B. Mehr Meetings, weniger Klarheit: Wir treffen uns zu Tode
• Ein Meeting-Canvas kann bei der Planung von Meetings helfen.
• Buch Tod durch Meeting: Eine Leadership-Fabel zur Verbesserung Ihrer Besprechungskultur von Patrick Lencioni

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