Effektives Zeitmanagement im Produktmanagement: Die Eisenhower-Matrix

Zeitmanagement – ein Dauerthema für Product Owner und Produktmanager. In der aktuellen Folge der Produktwerker spricht Tim mit Jennifer Michelmann über die endlose Jagd nach mehr Zeit und warum herkömmliche Zeitmanagement-Methoden oft nicht die Lösung sind.

Jennifer hat viele Jahre Erfahrung im Produktmanagement und kennt den permanenten Druck, ständig verfügbar und ansprechbar zu sein. Aber sie hat auch gelernt, wie man sich daraus befreit. Ihr Ansatz: Statt sich in Methoden und To-do-Listen zu verlieren, geht es darum, die eigene Rolle und Erwartungen zu hinterfragen.

Eines der größten Probleme ist die Selbstverständlichkeit, mit der Überlastung akzeptiert wird. Product Owner erzählen sich gegenseitig, wie viele Meetings sie haben und wie wenig Zeit für die wirklich wichtigen Dinge bleibt – bis daraus eine ungeschriebene Regel wird: Wer nicht gestresst ist, macht etwas falsch. Doch genau hier setzt Jennifer an. Sie fordert dazu auf, bewusste Entscheidungen zu treffen und sich von dem Gedanken zu lösen, immer für alles zuständig zu sein.

Mit ihrem "Stop DANCE"-Prinzip zeigt sie einen Weg aus der Überforderung: Define Priorities, Allocate Time, Notice Patterns, Consider Colleagues und Establish Boundaries. Die Idee dahinter? Klar definieren, was wirklich zählt, gezielt Zeit reservieren, eigene Muster erkennen, Unwichtiges bewusst weglassen und klare Grenzen setzen. Wer diese Prinzipien ernst nimmt, gewinnt nicht nur mehr Zeit, sondern auch mehr Klarheit in seiner Rolle.

Meetings sind ein weiteres großes Thema: Sind wirklich alle Termine notwendig? Ein radikaler Schritt kann sein, alle Serientermine zu löschen und zu beobachten, was davon tatsächlich wieder im Kalender landet. Auch die Art der Zusammenarbeit mit Stakeholdern sollte überdacht werden – nicht jede Abstimmung muss synchron erfolgen.

Besonders spannend ist die Frage, wie Product Owner mit ihren Führungskräften umgehen. Jennifer rät dazu, die eigene Arbeit sichtbarer zu machen, Erwartungen aktiv zu managen und klar zu kommunizieren, was realistisch machbar ist. Wer auf Entscheidungen wartet, wartet oft vergeblich – und sollte deshalb lieber selbst mutige Prioritäten setzen.

Und dann ist da noch das Thema Stress. Jennifer warnt vor dem gefährlichen Kreislauf des permanenten Funktionierens. Wer nur noch reagiert, verliert die Kontrolle. Ihr Rat: Regelmäßig innehalten, bewusst reflektieren und erkennen, wann strukturelle Veränderungen notwendig sind. In manchen Fällen kann das sogar bedeuten, den Job zu wechseln.

Zeitmanagement ist keine Frage der Technik, sondern der Haltung. Wer es schafft, klare Grenzen zu setzen, sich nicht in Meetings und operativen Details zu verlieren und bewusst Verantwortung zu übernehmen, gewinnt nicht nur wertvolle Zeit zurück – sondern auch mehr Zufriedenheit im Job.

Frühere Episoden, die im Gespräch erwähnt wurden:

• Keine Zeit haben als Product Owner
• Introvertiert als Product Owner - geht das?

Wenn euch mehr guter Content von Jennifer Michelmann interessiert, empfehlen wir folgende Links:

• Talk von Jennifer bei der Product at Heart 2024: "How to take care of a limited resource and become a better PM"
• Passender Blog-Artikel von Jennifer: "Time management for product managers"
• Weitere Artikel von Jennifer in ihrem Blog auf Medium: jennifer-michelmann.medium.com

Eine explizite Literatur-Empfehlung von Jennifer Michelmann zum Thema:

• Elisabeth Ayer: "Don’t ask forgiveness, radiate intent"

Wer mit Jennifer Michelmann direkt in Kontakt trete möchtest, erreichst sie am Besten über ihr LinkedIn-Profil.

Wir hoffen, dass du einige neue Impulse aus den Gespräch mit Jennifer gewinnen konntest. Wie gehst du dein Zeitmanagement an? Hast du vielleicht spezielle Tipps? Vielleicht magst du etwas darüber berichten?

Wir Produktwerker freuen uns, wenn du deine Tipps und Erfahrungen aus der Praxis mit den anderen Hörerinnen und Hörern teilen möchtest. Hinterlasse gerne einen Kommentar unterm Blog-Artikels oder auf unserer Produktwerker LinkedIn-Seite.

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