KI im Refinement-Prozess: Vorbereitung statt Verantwortung abgeben

Wie viel Zeit sollten Product Owner eigentlich in das Schreiben von User Stories investieren? Wenn der Kalender voll ist und die To-do-Liste überquillt, wirkt das Story-Schreiben schnell wie eine lästige Pflicht. Viele sehen es als reine Schreibarbeit. Doch in Wahrheit ist es vor allem Denk- und Teamarbeit. Eine gute User Story entsteht nicht allein am Schreibtisch, sondern im Gespräch. Sie ist das sichtbare Ergebnis gemeinsamer Klärung; ein Zeichen dafür, dass sich ein Team verstanden hat. Wer User Stories schreibt, arbeitet also nicht an Texten, sondern am gemeinsamen Verständnis. Eine Story ist kein Dokument, sondern ein Kommunikationswerkzeug. Sie erinnert an ein Gespräch, in dem klar wurde, welches Nutzerproblem wirklich gelöst werden soll.

Manche Teams versuchen, Sicherheit durch besonders ausführliche Formulierungen zu schaffen. Dabei verlieren sie leicht das eigentliche Ziel aus den Augen. Gute User Stories entstehen, wenn Teams gemeinsam begreifen, worum es geht – nicht, wenn sie jedes Detail zu Papier bringen. Tim beschreibt User Stories als Einladung zum Dialog. Sie sollen Empathie für Nutzer:innen wecken und den Blick auf deren Bedürfnisse richten. In dieser Haltung wird das Schreiben von Stories zu einem Werkzeug, das Orientierung schafft. Wenn Teams verstehen, warum etwas wichtig ist, finden sie auch den passenden Weg dorthin. Dann reicht manchmal ein einziger Satz, um eine Idee zu verankern und das Gespräch darüber am Laufen zu halten. Dominique beobachtet, dass Organisationen sehr unterschiedlich mit User Stories umgehen. In großen Unternehmen wird oft zu viel dokumentiert, vielleicht, weil man es immer so gemacht hat. Startups dagegen schreiben häufig zu wenig auf. Beides zeigt ein Ungleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle. Ein Team, das seine Prozesse kennt und sich gegenseitig vertraut, braucht keine langen Texte. Es verlässt sich auf Dialog und gemeinsame Verantwortung. Wie viel Zeit also in die Story-Erstellung fließt, hängt stark von der Reife eines Teams ab. Wer schon lange zusammenarbeitet und den Produktkontext kennt, kommt mit wenigen Worten aus. Neue Teams dagegen brauchen mehr Austausch, um ein gemeinsames Verständnis aufzubauen. In jedem Fall sollte die Energie lieber in Nachdenken und Reflexion fließen als in das Polieren von Formulierungen.

Hilfreich ist die bekannte Zehn-Prozent-Regel: Rund zehn Prozent der Sprintzeit sollten in die Erstellung und das gemeinsame Refinement des Backlogs investiert werden. Diese Zeit zahlt sich aus, weil sie Klarheit schafft – über Ziele, Annahmen und Prioritäten. Wer hier spart, zahlt später mit Missverständnissen und Nacharbeit. Auch Künstliche Intelligenz kann dabei unterstützen, etwa durch Strukturvorschläge oder Formulierungsideen. Doch sie ersetzt kein gemeinsames Denken. Eine automatisch erzeugte Story ist noch keine Story, solange das Team nicht darüber spricht. KI kann inspirieren, aber kein echtes Verständnis schaffen und am Ende braucht es immer jemanden, der beurteilen kann, ob das Ergebnis wirklich gut ist. Gute User Stories entstehen also in Gesprächen, nicht in Tools. Sie schaffen ein gemeinsames Bild des Nutzerproblems und machen Produktentwicklung wirkungsvoller. Wer sich Zeit für den Austausch nimmt, gewinnt Klarheit und diese Klarheit ist die beste Grundlage für jedes gute Produkt.